一、操作题1. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便 条
钟苗:
你发出的电话留言“公司股东会议通知”,我已经收到,但因公司另有急事,我在股东会议期间正好出差,无法出席此次会议。我将委托他人参会,请你用电子邮件将委托书发给我,并说明应注意的问题,我将填好并按时将委托书送回。
行政经理 苏明
××××年××月××日
委托书
兹委托 (人名)和 (人名)作为我的代理人参加××年×月×日宏远公司召开的公司股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人员。不管此次会议是如期召开还是延期召开,他们都将作为我的全权代表,行使我出席时的全部权力。
生效日期:
签名(股东手续):
地址:
邮编:
提示:
委托书的注意事项:委托人的姓名与其身份证相符;股东签字需本人手签;生效日期需要与会议召开日期吻合;电子邮件的格式正确。
2. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便 条
钟苗:
今年年底美国电力公司总裁布郎先生一行来访,届时我公司将作为主要接待单位之一。公司
已安排我担任此项活动的负责人。请你就“如何安排好接待活动”给我提一些建议,以备忘录的
形式提交给我。
谢谢!
行政经理 苏明
××××年××月××日
备忘录
发自:秘书钟苗
发给:经理苏明
日期:××年×月×日
主题:关于接待安排的主题
内容:
(1)接待的准备工作:
①理解对方的基本情况,确定接待规格;
②确定我方接待人员,充分做好准备,并对人员进行培训;
③预算接待经费;
④准备好我方的会谈文件资料,领导的讲话稿等,做好参观企业的准备;
⑤将活动日程表电传给对方,征询意见后再做决定。
(2)接站工作:
①确认对方到达时间,约定接站方式、地点,注意接站礼仪,做好接站工作;
②安排好客人食宿;
③给客人最后的活动日程表,询问客人其他需要。
(3)接待、会谈安排:
①安排会谈:注意会场布置,座位安排,做好记录,合影留念等;
②安排参观,适度的娱乐、旅游活动;
③安排好晚宴,注意晚宴礼仪。
(4)欢送工作。
3. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便 条
钟苗:
公司因为业务拓展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,安排其专门负责公司内、外日常信息工作。为使其能更快适应和较好承担这项工作,请你今天下午2时在二楼小会议室向她详细地介绍一下信息工作程序,并请你于中午12点以前先将信息工作程序发给我一份,我要先审查一下。
谢谢!
行政经理苏明
××××年××月××日
信息工作程序包括:收集、整理、传递、存储、反馈和利用。
(1)信息收集:是信息工作的基础和初始阶段,是秘书根据工作需求,通过各种渠道和方式获取信息的过程。
(2)信息整理:是信息工作的核心,是秘书对原始信息进行分类、筛选、核实,使其成为有价值的信息。
(3)信息传递:秘书通过传输媒介和载体,把信息从发生源传递到信息接受者的过程。
(4)信息存储:利用科学的方法,将有保存价值的信息系统化,以便日后利用。
(5)信息反馈:把输出的信息作用的结果返送回来,并对信息的再输出产生影响,起到控制和调节的作用。
(6)信息利用:获取、处理的信息应用于实际工作,使信息的价值得以实现的过程。