二、操作题1. 背景说明:你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
备忘录
发自:行政经理苏明
发给:秘书钟苗
日期:××××年××月××日
内容:
公司明天要召开安全工作会议,请你列出公司在纸面信息的安全上应采取的措施,我阅后将提交会议进行讨论(列出8点即可)。
谢谢!
(1)接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。
(2)文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员,并要签收。
(3)在传递保密文件或资料时,要放在文件夹、盒中携带,以防失密或散落丢失。
(4)所有保密的信息应归类在专用文件夹中,并清楚标明“机密”,保存在带锁的、防火的柜子里。
(5)离开办公室时,不把机密信息和文件留在办公桌上,应锁入抽屉或柜子,并锁好门窗。
(6)用邮电发送保密信息,信封要封口,并标记“秘密或保密”。
(7)为了确保安全,高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。
(8)复印完成后应将保密原件取走,不要留在玻璃板上。
2. 背景说明:你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
华盛公司朱经理下周五将率其公司代表15人来我公司参观,黎×拟订的《关于华盛公司参观我公司的活动方案》我已看过,感觉内容不够完整,有些细节考虑不周。请你以书面形式向黎×说明拟订开放参观活动方案的要求,同时拟一份方案的要点给我。
谢谢!
行政经理 苏明
××××年××月××日
(一)开放参观活动方案
(1)确定开放参观活动的主题:就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。
(2)安排开放参观的内容,要根据主题来安排开放参观的内容。
(3)选择开放参观的时机。
(4)确定邀请对象。
(5)选择参观路线:①能引起参观者的兴趣;②能保证参观者的安全;③对组织正常工作干扰小。
(6)策划宣传工作:参观前,可准备一份简明的说明书,发给参观者,或放映电影、录像片进行介绍。参观时,由向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观,对于有些看不到的特殊事项,可以用图表、数字表示。
(7)做好解说及接待准备:①挑选并培训导游或解说人员;②制作并寄发请柬;③设立接待服务处;④准备特殊的参观用品;⑤准备礼品或纪念品。
(二)注意事项
(1)目的明确:整个开放参观活动,都要围绕所确定的主题进行策划和组织。
(2)时机选择要得当。
(3)处理好公开与保密的关系:要规定好参观路线,选择好参观地点,尽量做到既给参观者留下坦诚的印象,又不使组织机密外泄。
(4)安排好细节问题:对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑,包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排,等等。
(5)精心做好展示工作:包括场景的布置,物品的陈列,文字说明的准备,人员的准备等。
3. 背景说明:你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
公司刚刚招聘来两位做信息工作的秘书,将安排她们专门负责公司内外日常的信息传递工作。请你今天下午2时在二楼小会议室,向她们介绍一下信息筛选与信息传递工作中应当注意的问题,以及信息传递的常用方法。请你将介绍内容以讲稿形式送交我一份。
谢谢!
行政经理 苏明
××××年××月××日
(一)信息筛选的注意事项
信息筛选是信息处理的第一个环节,也是一项基础性工作。信息筛选对提高信息的利用率起着至关重要的作用。必须掌握信息筛选的要求,做到准确、及时、完整和新颖。
第一,准确。准确是信息的生命。准确就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。信息工作人员在筛选时,一定要严格把好准确关,重点审核以下三个方面的情况:
(1)信息的内容是否根据有关方针、政策联系本地区、本部门的实际,抓住在实际工作中产生的经验和存在的问题。
(2)内容有无虚构,有无夸大或缩小,甚至弄虚作假。
(3)人名、地名、单位及有关数据是否准确。
第二,及时。这是由信息时效性的特征决定的。信息工作人员在筛选时,一是在思想上要高度重视、不要延误,二是要注意反映事态发展的时间上的连续性。
第三,完整。一篇完整的信息材料,对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交代清楚。应考虑以下四点:
(1)是否有潜在的因素暂时未表露。
(2)充分利用反映事物发展阶段性的信息,切忌片面强调完整而坐失良机。
(3)有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题。
(4)从不同角度、不同方向反映某一问题的信息,避免片面性。
第四,新颖。是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。比较有新意的信息主要表现为以下几个方面:
(1)对上级领导、同级领导有新意。
(2)本单位在两个文明建设和改革中出现的新情况、新问题。
(3)不同阶层、特别是理论界思想界人士中的新思想、新观点;涉及面较大的社会新动态。
(4)知名人士和各界群众提出的有价值的新建议。
(5)行之有效的经验等。
除上述四项原则外,信息筛选要注意重大信息的选择。重大信息是指关系全局的重要信息,包括政策性、思想性、动态性、建设性和破坏性较强的信息。
(二)信息传递的方法
信息的传递,是指将经过整理后的信息,及时传递给接收人,使信息本身具有的潜在价值,通过传递转移成为实用价值,并在实际工作中发挥作用。
运用信息传递的方法传递信息:
(1)语言传递:将信息转化成语言传递给信息接受者。
(2)文字传递:将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接受者。其表现形式是文本、表格、图表等。
(3)电讯传递:利用现代化的通讯手段传递信息,如电话、传真和电子邮件。
(4)可视化辅助物传递:可通过影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏等形式进行。
(5)机要交换。凡上报、下发或横向传递信息材料,都可以通过机要交换部门进行传递。
(6)专人传送。对于绝密的紧急的信息材料,可以采取派专人递送的方式。横向部门比较重要的信息材料,也可派人专送。
(三)信息传递应注意的问题
不同的信息性质和内容有不同的信息传递要求,而迅速、适用、准确、保密则是各种信息传递的共同要求。
(1)迅速不仅是传递效率上的要求,而且是关系到信息时效性的根本性要求。信息必须及时、迅速传递,否则就会使信息的价值降低甚至失去使用价值。
(2)信息传递要适用对路,要特别注意研究不同服务对象的不同需求,按需传递,以增强信息的适用性。
(3)准确:要求信息内容在传递中不变形扭曲,准确无误。
(4)保密:要求传递者根据信息内容的秘密程度,选择适当的传递方式和严格控制传递范围,并建立健全必要的保密制度,采取必要的保密措施。