一、操作题1. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明要求你完成的几项任务。
便 条
钟苗:
在上届科技交易会期间,我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。为此,公司准备在近期举办一期经济文书写作培训班,由相关人员专题讲授意向书的写作要领。请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明,明日交我审定。
谢谢!
行政经理 苏明
2013年2月25日
意向书是国家、单位、企业以及经济实体与个人之间,对某项事务在正式签订条约、达成协议之前,由一方向另一方表明基本态度或提出初步设想的一种具有协商性的应用文书。
(1)意向书的特点:
①协商性。写意向书多用商量的语气,不带任何强制性。有时还用假设、询问的语气。
②灵活性。意向书的灵活性主要表现在两个方面:可以随口才改变自己的主张;在同一份意向书里可以提出多种方案供对方选择。
③临时性。
(2)写法:
①标题:其一,项目名称+文种;其二,文种。
②正文:结构是导语+主体+结尾。
导语:写明合作各方当事人单位的全称,双方接触的简要情况,磋商后达成的意向性意见。
主体:分款写明达成的意向性意见。
结尾:写明“未尽事宜,在正式签订合同或协议书时予以补充”一语,以便留有余地。
③尾部:签订各方单位的名称、代表人物姓名并加盖公章、私章及日期。
(3)注意事项:
①坚持平等互利的原则。不分国家大小、单位大小和资本多少,都应一视同仁,平等对待;既不能迁就对方,也不能把自己的要求无原则地强加给对方。
②是非要分明,态度要诚恳,做到不卑不亢,礼貌客气。
③内容要明确,条款要具体,用词要准确,不能含混不清,模棱两可。
2. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明要求你完成的几项任务。
便 条
钟苗:
最近,在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形,总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议,供会议筹备过程参考。
请于明天下班前将建议交给我。
谢谢!
行政经理 苏明
2010年3月25日
(一)会议地点的备选方案
(1)会议地点选择的要求:
①交通便利;
②会场的大小应与会议规模相符;
③场地要有良好的设备配置;
④场地应不受外界干扰;
⑤选择会议地点应考虑有无停车场所;
⑥场地租借的成本必须合理。
(2)会议场地选择的工作程序:
①会议的目的与形态;
②实质上的需要、与会者的期望;
③列出选择会议场地需求的工作清单,确定会议场地;
④对会议地点进行确认;
⑤签订书面合同。
(3)实地考察会议地点的注意事项:
①会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题;
②只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观;
③不要出于个人原因再次参观酒店;
④不要带家属同行参观;
⑤要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至,以检查酒店对客人的接待情况。
(二)会议议程的安排
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排,它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下:开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;闭幕式。
3. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明要求你完成的几项任务。
便 条
钟苗:
公司上周召开了高新技术产品推介会,总经理急欲了解此次会议的社会效果,请你负责完成此项工作,并简要向我说明:
1.你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息?
2.怎样才能全面收集相关信息?
3.如何对信息进行加工?
4.怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作?
行政经理 苏明
2012年8月20日
(1)提示:向全体与会人员搜集文件;向会议领导人、召集人和发言人搜集;向有关的工作人员搜集;搜集各种会议记录等。
(2)召集开会;提供书面材料;个别约见;会议结束时及时搜集;个别催退;按清退目录收集;限时交退。
(3)加工是更具创造性的整理阶段。在信息的加工过程中要注意这样几个问题:第一,充实内容。对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息,要弄清它的性质、范围、意义和发展趋势,充实、丰富它的内容。常用纵深法对信息进行此类加工。第二,综合分析,即对一段时间内获得的信息,从整体上进行系统的归纳、分类,作出定性、定量的分析和判断。第三,提出意见,即对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见,供领导参考。这是信息整理中的重要一环,也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一。秘书在信息整理的过程中,要有的放矢地提出参考性建议、办法、观点、方案,才能发挥参谋助手的作用。第四,修饰润色,即对信息材料在语言文字、篇章结构等方面进行认真推敲,反复修改,使之趋于完善。
(4)概要:会议文件立卷归档的程序:将收集的文件资料进行登记一向上级总结、汇报情况→甄别整理、分类归卷→卷内文件的排列→卷内文件的编号、编目→填写卷内文件的备考表→案卷标题的拟制→填案卷封面→移交给档案室→清理、销毁不再利用的纸张。