一、案例分析题1. 请看案例分析素材秘书四级A—01录像,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(每题连续播放两遍,应至少找出10处正误点)。
(1)着装正确。(√)
(2)坐姿端正。(√)
(3)办公环境符合要求。(√)
(4)数码相机确实不适宜拍摄自然风光。(√)
(5)使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体。(√)
(6)使用数码相机时,物距太近会导致拍出来的图像变形。(√)
(7)“物品领用申请表”必须要有领导签字。(√)
(8)具有保密意识。(√)
(9)未经签字不能随意出借物品。(×)
(10)降低扫描速度可以减少嗓音。(√)
(11)能够催还文件。(√)
(12)不清楚读盘是刻录机的一个附带功能。(×)
(13)不应把刻录机当作读盘光驱使用,会缩短使用寿命。(×)
2. 请看案例分析素材秘书四级B—02录像,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(每题连续播放两遍,应至少找出15处正误点)。
(1)上班时着装符合职业要求。(√)
(2)请柬格式正确。(√)
(3)办公桌整洁。(√)
(4)注意办公室绿化环境。(√)
(5)堆放的资料未及时进行整理。(×)
(6)办公桌下有拖拽的电线。(×)
(7)能使用分类信息进行信息查询。(√)
(8)接听电话不及时,接电话语言不规范。(×)
(9)会前注意发布会议信息。(√)
(10)了解回执的使用方式。(√)
(11)能注意统计与会人员的返程票务需求。(√)
(12)能事先了解与会人员的付款方式,用多种方式发送会议通知。(√)
(13)会前能检查、落实所借用的会议场所。(√)
(14)能及时向领导汇报工作进程。(√)
(15)忽略了为领导准备名片。(×)
(16)能集中打电话。(√)
(17)对电子邮件能及时回复并进行登记工作。(√)
(18)能对文字表格内容进行校对。(√)
(19)能为会议信息收集做准备。(√)
(20)签到处、会议标识标志明显,签到物品准备齐全。(√)
(21)没提前到会场。(×)
(22)签到时能注意登记与会人员的返程票需求。(√)
(23)握手姿势正确。(√)
(24)接待中接电话能向对方致歉。(√)
(25)引领行为不正确。(×)
二、操作题1. 背景说明:你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制订接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外,王钢总经理将要到美国考察,还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来,于周五前与上述邮件一起发给我。
谢谢!
行政经理××
××××年××月××日
(1)电子邮件格式正确。
(2)接待计划的工作程序:①了解掌握背景资料;②草拟接待计划;③与本单位相关部门沟通情况;④与来访者沟通情况;⑤报请上司审批。
(3)制订接待计划的注意事项:①遵守本单位接待的规章制度;②了解来宾的饮食习惯;③做好保密工作。
(4)商务旅行计划的内容:①出差时间、启程和返回日期,接站安排;②出差线路,住宿安排;③会晤计划;④交通工具的选择;⑤携带的文件;⑥上司和接待人的特别要求;⑦上司旅行区域的天气状况;③行程安排、会晤计划、会晤人员名单等;⑨差旅费用;⑩上司住宅电话号码。
2. 背景说明:你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
定于下周一上午9:00召开的2月份的总经理办公会,目前决定上会的事项有:研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我(注:请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因)。另外,我正在修订公司的会议管理规定,请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。
行政经理 ××
××××年××月××日
(一)会议议程表
宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表
宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。
(1)如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。
(2)春节慰问老职工的费用额度问题。
(3)3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。
(4)生产部主管人员调整问题。
(5)研究总经理助理的人选问题。
第一项议程的讨论时间为40分钟,其他每项议程的讨论时间为20分钟。
总经理办公室
2007年1月30日
(备注:按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要,而且放在前面,这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样,会议主席可以让一些人晚到,也可以让一些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用,有一定联系,所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。)
(二)有关会议时间问题的建议
(1)会议时间超过两小时或者涉及的问题太多,会议效果都会下降。
(2)如果议程要求的时间很长,应安排一系列的短时间会议。
(3)报告内容较长,应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录,口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。
3. 根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。
某省对外贸易办公室(甲方)与深圳×××贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发,农副产品深加工与综合利用,外贸出口技术咨询,高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益,共担风险的原则,根据具体项目协商,采用具体的多种合作方式。合作程序为由双方商定在适当时间,组团考察,根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料,组织有关技术力量,以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口,合作项目产品的出口,甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。
双方确定具体的联络人员,进行经常的联络工作。此意向书一式四份,各执两份。
意向书
某省对外贸易办公室(甲方)与深圳×××贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定如下技术经济合作关系:
一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作
(1)高科技产品开发;
(2)农副产品深加工与综合利用;
(3)外贸出口;
(4)技术咨询;
(5)高新技术以及资金等方面的引进合作。
二、合作方式
双方本着互惠互利、共享利益、共担风险的原则,根据具体项目协商,采用具体的多种合作方式。
三、合作程序
由双发商定在适当时间,组团考察,根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
四、甲、乙双方义务
(1)甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。
(2)乙方负责提供合作开发项目的技术资料,组织有关技术力量,以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口,合作项目产品的出口,甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。
(3)双方确定具体的联络人员,进行经常的联络工作。
五、此意向书一式四份,各执两份
甲方:某省对外贸易办公窒 乙方:深圳×××贸易有限公司
法人代表:赵×× 法人代表:李××
时间:2006年11月21日 时间:2006年11月21日
甲方联系人:黄×× 乙方联系人:李××
电话:(0771)603480 电话:(0755)823226
电挂:2083 电挂:3809
传真:(0771)602690 传真:(0755)823230
邮编:530022 邮编:618031
联系地址:××省××市××路135号 联系地址:深圳市××路××大厦206室