一、案例分析题1. 请看案例分析素材,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(每题连续播放两遍,应至少找出10处正误点)。
(1)保险柜用后未将钥匙拔下。(×)
(2)钟苗不应选择可擦洗光盘储存重要录像内容。(×)
(3)合同不应用传真方式传递,应用快递。(×)
(4)会议通知不应用快递的形式,应用平信。(×)
(5)CI方案(图像、图片)厚厚一摞,不应用普通的包裹邮寄。(×)
(6)能将挡住通道的物品移开,保持畅通。(√)
(7)无保密意识(保密文件放桌面上,随意让他人看)。(×)
(8)报销手续错误(《零用现金凭单》没有领导签字就付现金)。(×)
(9)现金保管不符合要求(现金放在无锁的抽屉中)。(×)
(10)报销环节错误(《零用现金凭单》没有附发票就付现金)。(×)
(11)泄露会议中信息。(×)
(12)忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司。(×)
(13)能主动提示他人室内禁止吸烟。(√)
(14)电话边备有笔和留言条,能马上记录。(√)
(15)电话记录记得齐全,并能将关键词复述。(√)
(16)接电话用语不规范(没有问候语、没自报姓名、没有告别语)。(×)
(17)能快速接应电话。(√)
2. 请看案例分析素材,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(每题连续播放两遍,应至少找出15处正误点)。
(1)钟苗的服装不配套,不应穿旅游鞋。(×)
(2)电线拖拽在地上存在安全隐患。(×)
(3)室内装饰有绿色植物。(√)
(4)保险柜的钥匙用过没有取下。(×)
(5)发现传真件缺一页,钟苗没有主动打电话向对方询问。(×)
(6)钟苗接应电话及时,用语礼貌规范。(√)
(7)接待规格不是高规格,总经理接待总经理属对等接待。(×)
(8)不安排参观研发部门是正确的,因为研发部门在企业属保密部门。(√)
(9)钟苗在给客人订房时,有规格和成本意识。(√)
(10)给客人订房时征询领导的意见。(√)
(11)能够考虑到给张总订一套单间,符合订房要求。(√)
(12)电话汀房时,用语规范准确,重要信息均已提供。(√)
(13)能够主动说明付费方式。(√)
(14)订房时,对张总的特殊要求(不吸烟房间)忘记考虑。(×)
(15)能够请饭店发订房确认函。(√)(如果考生答出,订房时未说明早餐安排,电话开通情况,洗衣杂费等,可算作正确)
(16)办公设备(显示器、电话等)位置正确。(√)
(17)接客人到达目的地后钟苗未先下车。(×)
(18)后排右座是上座,钟苗坐在此位置是不对的,应让张总坐在后排右座。(×)
(19)钟苗应主动替张总扶着车门而不应是随员扶车门。(×)
(20)钟苗应在客人的左侧引导客人。(×)
二、操作题1. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
会议信息的反馈工作是会议工作的重要组成部分,但是我们过去没有予以充分的重视。最近公司主要领导指示我们行政部要加强对会议信息反馈工作的管理。请你就会议信息的反馈要求和程序给我发一个邮件,以便我在此基础上拟制公司“会议信息管理办法”。
谢谢!
行政经理 ××
××××年××月××日
(1)邮件格式正确。
(2)反馈会议信息的要求:
①会议的信息反馈要注意点面结合,正、负反馈结合,不仅要看到成就,更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项;
②会议信息反馈的目的要明确,要看服务对象;
③充分重视会议的反馈信息沟通,正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。
(3)会议信息的反馈程序:
①会议信息收集的布置:在会议的筹备之初,就要对会议的有关工作人员进行会议反馈信息的布置,并建立起有效的沟通渠道;
②会议信息搜集渠道的选择和建设;
③建立定期的会议信息反馈制度;
④做好会议信息的反馈汇报工作;
⑤抓好会议反馈信息的落实工作。
2. 背景说明:你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
公司准备对新聘的几位秘书进行培训,你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的:
1.此项工作的意义;
2.此项工作的特点;
3.上司临时交办事项的范围。
请在今天下班前写出书面材料交给我。
谢谢!
行政经理 ××
××××年××月××日
第一,此项工作的意义:(1)可减轻上司工作负担,提高上司工作效率;(2)可解除上司的后顾之忧,保证上司集中精力抓大事、重要的事。
第二,此项工作的特点:(1)广泛性;(2)临时性;(3)具体性;(4)紧迫性。
第三.上司临时交办事项的范围:
(1)文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。
(2)会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。
(3)信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。
(4)信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。
(5)调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查,了解一个情况,查阅一个资料等。
(6)督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径,督促和检查上司某一批示的落实情况等。
(7)联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系,建立密切关系,为开展工作奠定良好基础。
(8)协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议,协商解决某个问题等。
(9)接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。
(10)其他交办事项。
3. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书钟苗,下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗:
公司人力资源部发了一份对员工进行计算机技术培训的通知,其中有错字、多字。请你以提纲形式说明要保证文书质量,应对文书的哪些方面进行校对,校对要遵守的要求是什么。成文后请发到我的邮箱中,以便备查。
谢谢!
行政经理 ××
××××年××月××日
××经理:
应您的要求我拟写了说明提纲,请您审阅后提出意见:
一、校对文书中的错字、漏字、多字,字体,字号,版式,页码。
二、认真仔细反复核对,使用正确符号,逐字逐句校对,注意核查数字。
钟苗
××××年××月××日