(一)工作实务题背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理××需要你完成的几项工作任务:1.
便 条
钟秘书:
定于下周一上午9:00召开2月份总经理办公会,目前决定上会的事项有:研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我。(注:请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因)另外,我正在修订公司的会议管理规定,请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。
行政经理××
×年×月×日
一、会议议程表
宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表
宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。
1.如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。
2.春节慰问老职工的费用额度问题。
3.三月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。
4.生产部主管人员调整问题。
5.研究总经理助理的人选问题。
第一项议程的讨论时间为40分钟,其他每项议程的讨论时间为20分钟。
总经理办公室
2007年1月30日
(备注:按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要,而且放在前面,这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样,会议主席可以让某些人晚到,也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用,有一定联系,所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。)
二、有关会议时间问题的建议
1.会议时间超过两小时或者涉及的问题太多,会议效果都会下降。
2.如果议程要求的时间很长,应安排一系列的短时间会议。
3.报告内容较长,应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录,口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。
2.
便条
钟秘书:
公司对于文件的收集和整理有规范的要求.请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以备忘录的形式提供给我。谢谢。
行政经理××
×年×月×日
备忘录
发自:秘书钟苗
发给:行政经理××
日期:××年×月×日(考生自定)
主题:会议文件收集整理基本要求
内容:
1.收集会议文件资料的要求
(1)确定会议文件资料的收集范围。会前分发保密文件,按清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对。
(2)及时收集会议文件,确保收集齐全。
(3)选择收集渠道,运用不同方法。
(4)严格履行登记手续。认真检查文件是否缺件、缺页、缺损,及时补救毁损的文件。
(5)收集整理过程注意保密。
2.需收集的文件资料
(1)会前分发的文件。
(2)会议期间产生的文件。
(3)会后产生的文件。
3.会议文件的立卷归档
会议文件立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有四点:
第一,保持会议文件之间的历史联系,便于查找利用。
第二,保持历史的真实面貌,反映工作的客观进程。
第三,保护会议文件的完整与安全,便于保存和保管。
第四,保证会议文件立卷工作的连续性,为档案工作奠定基础。
3.
便条
钟秘书:
为了让公司新招聘的几位秘书尽快地胜任工作,公司决定下星期对他们进行业务培训。在培训中,请你重点讲解“作好会议记录应进行的准备”,并介绍“会议记录应包括的内容”。请事先将讲稿提纲送我过目。
谢谢!
行政经理××
×年×月×日
会议记录的准备工作
(1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
(2)准备录音机和足够的磁带用以补充手工记录。
(3)备有一份议程表和其他的相关资料和文件,以备核对相关数据和事实。
(4)为便于识别会议上的发言者,提前到达会场,了解与会人员的座位图。
(5)在利用录音机的同时,必须手工记录,可以防止录音机中途出故障。
2.了解会议记录的内容。一个完整的会议记录应包括如下内容:
(1)会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。
(2)与会者姓名。主席的名字在最前面,记录员的名字在最后。
(3)会议过程:宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务。
(4)主席、记录员签名。
背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理××需要你完成的几项工作任务:4.
便条
钟苗:
安装在电脑上的刻录机坏了,公司准备再购买一台。请你以提纲形式向我介绍一下刻录机的主要性能指标,并且说明使用刻录机的注意事项。
行政经理××
×年×月×日
参考答案
1.刻录机的主要性能指标
(1)数据传输速度
(2)缓存容量
(3)兼容性
2.刻录机使用注意事项
(1)安装时要注意散热
(2)保持清洁
(3)避免刻录机长时间工作
(4)刻盘过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件
(5)及时取出盘片
5.
便条
钟苗:
为了规范公司商务差旅费用报销的程序,公司决定对各分公司、各部门秘书进行这方面的业务培训,请将商务费用报销的工作步骤整理一下,以备忘录的形式发给我。
谢谢!
行政经理:××
×年×月×日
(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,详细说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况,并亲自签字。
(2)该报告或表格必须经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准。
(3)一种是将获得批准的费用申请报告或表格提交财务部门,领取现金借款或支票;一种是有申请人垫付,完成商务工作。
(4)在进行商务工作中,无论是使用支票还是现金,都要向对方索取相应的发票。
(5)商务工作结束,申请者将发票附在“出差报销单”后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的,在提交票据和“报销凭单”后,方可返还现金。
(6)如果实施商务工作时,计划的费用不够,需要超出时,应提前向有关领导报告,在得到许可和批准后,超出部分才可得到报销。
6.
便条
钟苗:
南京天宇集团副总经理等六人将于6月15日—18日在我公司进行考察,请你按照公司惯例作出接待计划与安排,计划形成后交给我审阅。
谢谢!
行政经理:××
×年×月×日
接待计划主要包括:
(1)确定接待规格
(2)日程安排(表格形式)
(3)经费列支
(4)人员安排
7.
便条
钟苗:
公司准备购买一台数码相机,请你比较一下数码相机与传统相机的区别并说明用数码相机拍照时的注意事项。
行政经理××
×年×月×日
1.数码相机与传统相机的区别:
(1)感光不同
(2)存储介质不同
(3)图像质量不同
(4)输入输出方式不同
2.注意事项:
(1)数码相机不适宜拍摄自然风光
(2)拍摄时要尽可能靠近被摄体
(3)取景要准确
(4)在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光
8.
便条
钟苗:
刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制订接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外,王钢总经理将要到美国考察,还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来,于周五前与上述邮件一起发给我。
谢谢!
行政经理××
×年×月×日
电子邮件格式正确
2.接待计划的工作程序
(1)了解掌握背景资料
(2)草拟接待计划
(3)与本单位相关部门沟通情况
(4)与来访者沟通情况
(5)报请上司审批
3.制定接待计划的注意事项
(1)遵守本单位接待的规章制度
(2)了解来宾的饮食习惯
(3)做好保密工作
4.商务旅行计划的内容
(1)出差时间、启程和返回日期,接站安排;
(2)出差线路,住宿安排;
(3)会晤计划;
(4)交通工具的选择;
(5)携带的文件;
(6)上司和接待人的特别要求;
(7)上司旅行区域的天气状况;
(8)行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等;
(9)差旅费用;
(10)上司住宅电话号码。
9. 根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。
某省对外贸易办公室(甲方)与深圳×××贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定技术经济合作关系。主要合作内容有:高科技产品开发,农副产品深加工与综合利用,外贸出口技术咨询,高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利、共享利益、共担风险的原则,根据具体项目协商,采用具体的多种合作方式。合作程序由双方商定在适当时间组团考察,根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料,组织有关技术力量,以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口、合作项目产品的出口,甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。
双方确定具体的联络人员,进行经常的联络工作。此意向书一式四份,各执两份。
意 向 书
某省对外贸易办公室(甲方)与深圳××贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定如下技术经济合作关系:
一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。
1.高科技产品开发;
2.农副产品深加工与综合利用;
3.外贸出口;
4. 技术咨询;
5.高新技术以及资金等方面的引进合作。
二、合作方式:
双方本着互惠互利共享利益,共担风险的原则,根据具体项目协商,采用具体的多种合作方式。
三、合作程序:
由双发商定在适当时间,组团考察,根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
四、甲、乙双方义务:
1.甲方负责提供其资源.项目.资料和项目的落实。
2.乙方负责提供合作开发项目的技术资料,组织有关技术力量,以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口,合作项目产品的出口,甲方所需或双方合作项目所需设备.技术的引进。
3.双方确定具体的联络人员,进行经常的联络工作。
五、此意向书一式四份,各执两份。
甲方:某某省对外贸易办公室 乙方:深圳××有限有限公司
法人代表: 赵×× 法人代表: 李××
时间:2006年11月21日 时间:2006年11月21日
甲方联系人: 黄×× 乙方联系人: 李××
电话:(0771)603480 电话:(0755)823226
电挂:2083 电挂:3809
传真:(0771)602690 传真:(0755)823230
邮编:530022 邮编:618031
联系地址: ××省××市××路135号 联系地址:深圳市 ××路××大厦206室
背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理××需要你完成的几项工作任务:10.
便条
钟苗:
公司刚刚招聘来一位高级技工,名叫丁小强,将安排他专门负责公司技术监察工作,但公司对他的工作履历一无所知。请你分别以我单位人力资源部负责人和丁小强原公司人力资源部负责人的身份,拟写询问函和答复函(注:答复函针对询问函的内容)各一份。具体内容是:该同志的工作经历、主要工作业绩、获奖项目及原领导对其的综合鉴定。
谢谢!
行政经理:××
×年×月×日
询问函与答复函的结构是:标题+主送机关+正文+落款+成文日期
1.标题
询问函与答复函的标题有两种形式:
(1)发文机关+事由+文种。
(2)事由+文种。
2.正文
询问函与答复函的正文结构是:发文缘由+事项十尾语
(1)发文缘由。
(2)事项。询问函应说明要求主送机关协办办的事项,或通报的信息,或要求解决的问题等;答复函应问复发函机关提出的问题,如不能满足要求时,应加以解释。书写事项时,如事项单一,就单独列段;如事项复杂,或要求较多,就需提行分段,或分条列项书写。
(3)尾语。尾语是礼节性用语,询问函的尾语常用:“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等;答复函的尾语常用:“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。
例文:
华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函
××公司人事部:
我公司正在进行人事调整工作,根据工作需要,我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况,烦请贵部协助我公司调查以下问题:
一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。
二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。
三、贵公司对丁小强同志表现的评价。
特此函达,请予复函。
华荣公司人力资源部
二〇〇九年五月三十日
××公司人事部关于丁小强同志情况的复函
华荣公司人力资源部:
你部《关于人事调查的函》(华荣人函[2009]69号)收悉。
关于丁小强同志的情况,经我部与相关部门研究答复如下:
一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。
二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖,一次为公司2001年先进工作者;一次为销售部2002年业绩突出奖。
三、我公司认为,丁小强同志是个很好的管理人才,其业务熟练,能够独当一面;严以律己,能够以身作则;锐意进取,敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪,有时欠缺合作精神。
特此函复。
××公司人事部
二〇〇九年六月十日
11.
便条
钟苗:
公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象,影响了工作的正常进行。请你说明文件传阅的方式及要求。
行政经理××
×年×月×日
参考答案
1.传阅方式
(1)阅览室阅文
(2)会议传达
(3)利用副本
(4)利用刊物公布文书
(5)利用现代化技术手段
2.传阅要求
(1)严格传阅范围
(2)不能阅文人之间随意传递
(3)合理安排传阅顺序
(4)履行传阅手续
(5)选择合适的阅文方式
12. 指出下面文稿中错误和不妥之处,并提出修改意见。
××厂关于请求总公司增拨工厂厂房基建费的请示
××总公司、××总经理:
×年×月,我们到××市同行企业参观学习,发现他们不仅机器先进,而且厂房建设也很讲究。回来之后,我们增添了一批新型设备,同时也向总公司申请盖一个现代化厂房。总公司批准了我们,拨给我们150万元,此项经费专款专用,已收到明显效果。人家赞我们:“一座大楼平地起,工厂腾飞在眼前。”
但由于建筑材料涨价,这预算资金缺口较大,恳请总公司拨给不足部分,否则将影响厂房的竣工及我厂生产任务的完成。
特此请示报告。
××厂(印)
×年×月×日
这份请示的主要错误和不妥之处是:
(1)标题不够简洁。“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。
(2)主送机关标识错误。应改成:××总公司。
(3)缘由部分没有把理由说清楚。应把增拨的理由、根据作为重点,要说充分。
(4)文中废话较多。开头到外地学习参观,回来申请盖厂房,总公司给了多少钱等,都市第一次请示盖厂房时说过的,现在没有必要再说一遍,人家“赞”我们的话,也没有必要写上去。
(5)请示事项不明确。基建费缺口较大,到底缺多少,不足部分是多少,都没有写明确。
(6)结束语不当,没有表达出请求的意思,应该为“以上请示,请批示”或者“以上请求,请批准”。