一、案例分析题(满分50分)
1. 阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。
时间:上午10点
地点:宏远公司营销部办公室
人物:秘书钟苗、某公司王经理、经理兆良、营销部文员方小姐
物品:各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、订货单、信封、邮票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱
情景一 宏远公司营销部办公室(特写)。
钟苗正在打电话,她把电话夹在肩膀与脖子之间,用手在一堆文件里翻:“王经理您好!非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助,我们经理想跟您谈谈今后继续合作的事,您看什么时候方便,咱们一起吃个饭?”
王经理:“对不起,你是哪位?我听不出来。”
“啊?我是谁?我是宏远公司的钟苗呀。”
此时一位女同事走进来,站在钟苗的办公桌前,钟苗看了她一眼,毫无反应,继续打电话:“这个周五晚上您方便吗?我们经理在迎宾楼请您。……那好,就这么说定了!周五晚上见。”
钟苗放下电话后,对同事说:“有事吗,小方?”
小方:“我想领A4的打印纸。材料印了一半没纸了。”
钟苗:“你等等。”转身走到柜子旁边打开柜门看:“呀,糟糕!A4的打印纸没有了。前天打印了好多订货单,用光了。”
小方:“那怎么办?我的材料要在下午的会上用,一人一份。”
钟苗:“别急,我有办法。”马上打电话:“喂!张民吗?我是宏远公司的钟苗。你能马上给我们送两箱A4的纸吗?急等着用!好,那就谢谢了。”放下电话,对小方:“半个小时内送到,还来得及吧?”
小方:“那就太好了!不过我也别白跑一趟,你给我一瓶胶水、两支签字笔,上次发的快用完了。”
钟苗:“好。”打开柜子拿文具,递给小方:“给你。过一会儿再来领纸吧。”
小方接过文具:“好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。”
钟苗继续在桌子上找东西:“你没看见我这么多事情!还是你自己想着点儿吧。”
小方瞥了她一眼,转身走了。
情景二 (周五下午五点)钟苗在打字。经理兆良走进来:“钟苗,是不是该走了?约王经理几点到?”钟苗看表,“跟他约的6点,还有一个小时,来得及吧。”
兆良:“周末容易堵车,还是早点走吧!”
钟苗:“稍等等。”说着从抽屉里拿出一条丝巾,提起包:“我去补补妆,两分钟就好。”
情景三 饭店前,王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班:“宏远公司订的房间。”
领班:“请跟我来。”领他们来到一个包间门口。
推开门,王经理和马秘书面面相觑,王经理:“怎么没人?几点了?”
马秘书:“6点过5分。他们还没到?咱们进去等吧。”
王经理:“别,咱们到外面等。”两人走出饭店大门。
钟苗与经理兆良匆匆赶来,边走边看表。
稍远处,马秘书看见他们,想迎上前去,被王经理拉住:“等会儿再进去。”过了几分钟,两人走进饭店。
(1)钟苗打电话的姿势不对。(×)
(2)钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。(×)
(3)打电话时没向同事点头示意、打招呼。(×)
(4)没有提前预定A4纸。(×)
(5)办公材料急用时,能够及时采取补救措施。(√)
(6)请客时主人一方应该提前出发,在时间上留有余地。(×)
(7)钟苗补妆是对客人的尊重。(√)
(8)王经理二人作为客人,稍晚几分钟到。(√)
(9)王经理到外面等候。(√)
(10)钟苗两人迟到。(×)
(11)马秘书想迎上前。(×)
(12)王经理拉住马秘书,让主人不会为迟到尴尬。(√)
(13)王经理等二人稍晚几分钟再进。(√)
(14)钟苗应该提前到达饭店检查餐厅环境、安排座位。(×)
2. 请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。
人物:秘书钟苗、总经理(声音)
物品:投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本
场景:办公室、会议室
情景一 秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前,正在整理文件,这时电话铃响了,钟苗很快拿起电话:“喂,请问您找谁啊?”
听筒中传来总经理的声音:“钟苗啊,你通知一下,今天下午2点在一楼会议室召开各部门经理会议,讨论下个月的工作安排。我要用一下投影仪,你安排一下。”“好的。”钟苗答应着放下电话,时钟特写:10点钟。
钟苗打开计算机主机电源,然后又打开显示器电源,(特写)钟苗的手机放在显示器旁。计算机启动后,钟苗打开邮件发送窗口,在窗口中写会议通知。
屏幕特写:
会议通知 各部门经理: 兹定于今日(3月20日)下午2:00在一楼会议室召开各部门经理会议,请务必 准时出席。
总经理办公室 ××年×月×日 |
发送完毕,钟苗想了想,自语道:“还是再用电话通知一下保险。”她拿起电话,拨号。
钟苗:“张经理您好。王总让我通知您今天下午2点在一楼会议室开会,具体情况您可以查一下邮箱,我已经给您发过去了。”放下电话,钟苗继续拨号:“刘经理您好。今天下午2点钟在一楼会议室……”
(画面淡出)
情景二 会议室,时钟特写:13:30。
会议室中只有钟苗一人,她正在连接笔记本电脑和投影仪。投影仪通风口处堆着一些文件,几乎挡住了通风口。连接好后,她先打开投影仪电源开关,再打开电脑开关。启动后,投影未显示计算机上的信号。
钟苗按下笔记本电脑上的Fn键与F8键(特写),墙壁上显示出图像,但不清楚而且画面倾斜。钟苗调整机器的支架使画面正常。钟苗调整投影仪的镜头旋钮,进行对焦,直到墙壁上画面清晰。
钟苗看了一下表,自语道:“还有10分钟才开会呢,先把镜头盖盖上吧。”她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头。
钟苗坐在自己的位置上,打开会议记录本,在上面写着什么。
(1)秘书着装正确。(√)
(2)接听电话及时。(√)
(3)电话应答语不正确。(×)
(4)计算机开机顺序错误。(×)
(5)手机带有磁性,不能放在显示器旁边。(×)
(6)能够选择正确的发送会议通知的形式。(√)
(7)会议通知没有写明会议内容。(×)
(8)会议通知落款日期应该用中文格式。(×)
(9)能够及时完成经理交办的任务。(√)
(10)能够提前到会议室做好设备准备工作。(√)
(11)投影仪通风口处堆着文件,几乎挡住了通风口,会影响机器散热。(×)
(12)笔记本电脑与投影仪连接正确。(√)
(13)开机顺序正确。(√)
(14)能够正确切换电脑的输出方式。(√)
(15)能够解决画面倾斜现象。(√)
(16)能够正确进行对焦。(√)
(17)在投影使用过程中,不用镜头盖遮挡镜头,这样可能造成投影仪内部温度升高,容易导致元器件损坏。(×)
(18)有做会议记录的意识。(√)
二、操作题(满分50分)
1. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。
便条 下周将来一位新秘书,请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问 题的内容,以交给新员工参考。 (1)编制时间表的方法。 (2)如果你的上司下周的工作已经确定如下安排,请编制周计划表。 周一,上午9:00,部门经理例会约3小时; 周二,下午2:00,拜访红星公司张总,约2小时; 周三,下午3:00,参加销售部会议2小时; 周五,上午10:00,在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人,约1小时,12:00 在小餐厅请赵经理一行,下午4:00,乘火车去天津出差。 谢谢!
行政经理 张明 ××年×月×日 |
编制时间表的方法:
(1)根据需求确定编制时间的周期。
(2)事先做好信息的收集工作,了解现阶段所有的工作和活动。
(3)如工作或活动之间或人员上出现矛盾,应主动与固有人员协商,予以合理的调解。
(4)表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。
(5)编制表格,按时间顺序将所有工作排列清楚。
周计划表
2. 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的任务。
便条 钟苗: 为促使会议精神落到实处,公司定于下周二召开一次部门经理会议。请就如何 完善会议决定事项的催办制度提出你的看法,在本周末前以备忘录形式发给我。 谢谢!
行政经理 张明 ××年×月×日 |
备忘录
发给:张明——行政经理
发自:钟苗——行政秘书
时间:××××年×月×日
内容:完善会议决定事项的催办制度
(1)会议决定事项催办的意义和目的:使会议精神落到实处,防止有关单位或部门不重视会议交办事项,长期推诿、拖延,工作效率低下,或从自身局部利益出发,对会议交办事项采取消极态度,故意不办。
(2)检查催办工作要求做到:明确催办人员;健全登记制度,建立催办登记簿,定期记载催办事项的进展状况;建立汇报制度,汇报催办事项的落实情况。设置会议决定事项,传达催办登记表。
(3)会议决定事项催办的方式:发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。(适当展开解释)
(4)会议决定事项催办的程序:会议决定事项传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。
3. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。
便条 钟苗: 为了让公司新聘的几位秘书尽快地胜任工作,公司决定下星期对他们进行业务 培训。在培训中,请你重点讲解“做好会议记录应进行的准备,并介绍会议记录应包 括的内容”。请事先将讲稿提纲送我过目。 谢谢!
行政经理 张明 ××年×月×日 |
会议记录的准备工作:
(1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
(2)准备录音机和足够的磁带用以补充手工记录。
(3)备有一份议程表和其他的相关资料和文件,以备核对相关数据和事实。
(4)为便于识别会议上的发言者,提前到达会场,了解与会人员的座位图。
(5)在利用录音机的同时,必须手工记录,可以防止录音机中途出故障。
一个完整的会议记录应包括如下内容:
(1)会议描述。包括会议的类型、时间、日期、地点等。
(2)与会者姓名。主席的名字在最前面,记录员的名字在最后。
(3)会议过程。宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务。
(4)主席、记录员签名。
(5)下次会议日期。