一、案例分析题(满分50分)
1. 请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。
情景叙述 宏远公司销售部办公室,窗帘没有拉开,玻璃窗紧关着。宏远公司销售部秘书钟苗身穿职业装正在办公室打字,办公桌上堆放着文件夹等办公用品。办公桌前的条几上横七竖八地放着书报、食品包装等,显然是没有收拾打扫。
有人敲门。钟苗不作理会,继续埋头打字。一男士推门进来,钟苗头也不抬:“有什么事吗?”
男客:“我找销售部经理。”并双手递上名片。钟苗一只手接过名片,没看一眼就置于桌上,继续打字。
男客见钟苗不吭声,随手拿起办公桌上一份文件翻阅起来。
钟苗:“你这人倒不把自己当外人;说吧,什么事?”
男客:“对不起。”放回文件说,“我来找张经理。”
钟苗拿出工作计划本,问:“你跟张经理约过吗?”
男客:“没有,但今天有要紧事要谈。”
钟苗:“你没约好。我不能安排他接待你。”
男客:“秘书小姐,帮帮忙吧!我今天确实有事要找张经理谈。”
钟苗:“那你等会吧,我给你联系一下。”
男客坐在钟苗对面的沙发上,看到旁边茶几上乱七八糟的物品他不禁皱了皱眉头。
钟苗拿起客人的名片,当着客人的面打电话:“张经理吗?这里有一个信宇公司的蒋先生要找你……”钟苗对客人说:“这位先生,张经理现在可以接见你。”然后她打开文件夹上的《来访登记簿》说:“你先登个记吧。”
男客:“小姐,能借支笔用一下吗?”
钟苗边递笔边说:“下次来要提前预约啊!”
男客:“好的,好的。这次来不及了,很抱歉。”
(1)办公室没有绿色植物。(×)
(2)没有拉开窗帘,没有推开玻璃窗。(×)
(3)办公桌上凌乱,茶几上乱放私人物品。(×)
(4)着装规范。(√)
(5)有人敲门不搭理,客人进来后也不接待。(×)
(6)一手接过客人名片后,不看一眼就置于桌面上。(×)
(7)因客人未预约不安排接待。(√)
(8)问明情况后,打电话请示经理能否接待。(√)
(9)当着客人的面给领导打电话。(×)
(10)让客人在《来访登记簿》上登记。(√)
2. 请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。
情景一 宏远公司,墙壁上的挂钟显示的时间是上午7:50,钟苗身着西服套装走进办公室,拉开窗帘,推开玻璃窗,擦拭办公桌,然后打开电脑。办公桌上的文件摆放得很整齐,电脑旁的拐角低柜上放着打印机,背向窗户。
钟苗:“系统界面怎么换了?今天的工作日志在哪儿呢?”钟苗正查找着,电话铃响了。
钟苗:“你好,宏远公司。”
对方:“钟秘书,我是王总,M1新产品发布会的策划方案准备得怎么样了?”
钟苗:“差不多了。”
对方:“一会儿拿来给我看看。”
钟苗:“好的,王总。”放下电话。“这可麻烦了,先这样吧,让王总看完我再改。”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆,再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上,一遍不行,又订一遍。
情景二 宏远公司王总办公室,钟苗敲门。
王总:“请进。”
钟苗走进办公室:“王总,这是您要我做的策划方案,请您过目。”
“我看一下。”王总起身接过方案,“怎么这么乱啊,页码也没排。新产品发布会,新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。哎,上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象?”
钟苗:“唉,您瞧我这记性。回去我马上补上。您放心,肯定不会影响下午发出请柬。”
王总:“这个策划方案得拿回去重做。”
钟苗:“好的。”
王总:“钟苗啊,做事不能总是马马虎虎的。”
钟苗:“好的,我下回一定注意。”
王总:“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。你通知各个部门负责人去完成。另外,咱们要开个预备会,会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点,你要尽快把通知发下去。另外,会议室要安排一下。”
钟苗拿出随身携带的小本子,边记录边说:“好的。还有,新产品发布会是否要派车去接嘉宾?”
王总:“当然要派车。你负责安排好这件事。”
钟苗:“好的,我一定办好。”
王总:“方案你拿回去改一下。”
钟苗:“好,回去我先改方案,再安排预备会和车辆。王总,没事我先走了。”
王总:“好。”
钟苗离开。
情景三 钟苗办公室。时钟显示上午10:00,钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。
钟苗:“光线怎么这么强啊。”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光,电脑上显示的是补充的邀请对象名单。钟苗接着打字,电脑上显示的是:
宏远公司新产品发布会预备会通知 一、会议日期:2012年10月20日 二、会议地址:宏远公司第二会议室 三、参会人员:各部门经理、总经理、董事长 四、会议时间:上午 |
钟苗:“总算打完了,可以发了。”钟苗拿起电话,拨号:“喂,车队小王吗?我是钟苗。”
对方:“钟秘书啊,您好,有什么事吗?”
钟苗:“周三我们要开新产品发布会,除了上次我要的两部车外,还需要增加两部轿车去接一下宏达公司的李总和世纪集团的赵总工程师,有没有问题?”
对方:“那比较困难,只剩下一辆车了。王总说不能随便派出,要留着备用。你上次的用车计划里,可没说要那么多车啊!”
钟苗:“是我没考虑好,是哪些部门还预约了车子?”
对方:“周二财务部要车去银行,行政部要车去买办公用品,生产部经理要车去飞机场。”
钟苗:“怎么全赶一块儿了。哦,我知道了。要不这样吧,我去和行政部协商一下,让他们打车去,腾出一辆车来,加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。”
对方:“那,能行吗?”
钟苗:“这你就不用管了,你只管准备好车子接人就是了。”
对方:“那好。”
(1)着装规范。(√)
(2)提前10分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备。(√)
(3)办公桌上办公用品、文件摆放整齐。(√)
(4)办公室采光充足,环境良好。(√)
(5)电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容。(×)
(6)办公室电脑没设置密码,导致系统界面被换了。(×)
(7)制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间。(√)
(8)电话用语礼貌规范。(√)
(9)上班时间在办公室补妆。(×)
(10)离开办公室没关电脑。(×)
(11)制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容。(×)
(12)邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员。(×)
(13)做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作。(×)
(14)领导布置工作时能作好记录。(√)
(15)与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议。(√)
(16)马上去落实领导安排的修改策划方案,发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急。(√)
(17)会议通知中,“参会人员”未按职务由高到低排列。(×)
(18)会议时间不具体,且将下午写成了上午。(×)
(19)会议通知中没说明会议主题。(×)
(20)用车计划考虑不周全。(×)
(21)预定车辆。(√)
(22)用车出现矛盾能主动和相关部门协调。(√)
二、操作题(满分50分)
1. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条 钟苗: 3月26日,以生产计算机通信产品为主的天图公司成立10周年纪念大会暨产 品展销会将在深圳开幕。该公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念,不断开发新型 产品,在国内同行业中具有很强的竞争实力,并且与我公司有着良好的合作关系,给 予了我们多方面的帮助和支持。请你代表我公司廖总经理草拟一封发给大会的 贺信。
行政经理 张明 ××年×月×日 |
贺 信
天图公司(或“天图公司成立10周年纪念大会暨产品展销会组委会”):
值此贵公司成立10周年纪念大会暨产品展销会开幕之际,我谨代表宏远公司,向大会表示热列的祝贺!
10年来,贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念,自力更生、艰苦创业,在计算机通信产品的研发领域连续取得重大突破,开发出许多新型产品,培养了众多技术人才,在国内同行业中具备了很强的竞争实力,为国人争得了荣誉。相信此次纪念大会暨产品展销会将会为贵公司赢得更大的经济与社会效益。多年来,贵公司与我公司建立了良好的合作关系,在技术力量方面,贵公司给予我公司多方面的帮助和支持。对此,我们表示衷心的感谢!我们要努力学习贵公司锐意创新的精神,继续加强与贵公司的合作,不断提高产品质量,为使我公司产品达到同行业先进水平而奋斗!
最后,祝贵公司成立10周年纪念大会暨产品展销会取得圆满成功!
宏远公司总经理 廖××
××年×月×日
2. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条 钟苗: 最近,在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生 矛盾的情形,总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布 局以及会议议程的安排提出相应建议,供会议筹备过程参考。 请于明天下班前将建议交给我。 谢谢!
行政经理 张明 ××年×月×日 |
关于会议地点和布局的选择:
因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围,所以,建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。
会议议程的安排,根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定:
(1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。
(2)建议先由双方说明自己的问题和需求,使各方了解对方的困难。
(3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。
(4)会议组织者向各方提出要求:①防止本位主义、树立内部客户观念;②耐心倾听对方意见;③换位思考;④及时进行信息沟通。
(5)再由双方进行互谅互让地磋商。
(6)形成会议备忘录,提醒遵照执行。
3. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条 钟苗: 公司刚刚招聘来一位高级技工,名叫丁小强,将安排他专门负责公司技术监察工 作,但公司对他的工作履历一无所知。请你分别以我单位人力资源部负责人和丁小 强原公司人力资源部负责人的身份,拟写询问函和答复函(注:答复函针对询问函的 内容)各一份,具体内容是:该同志的工作经历、主要工作业绩、获奖项目及原领导对 其的综合鉴定。 谢谢!
行政经理 张明 ××年×月×日 |
注意事项:
询问函和答复函的结构是:标题+主送机关+正文+落款+成文日期
询问函和答复函的标题有两种形式:发文机关+事由+文种;事由+文种
询问函和答复函的正文结构是:发文缘由+事项+尾语
发文缘由包括:
(1)事项。询问函应说明要求主送机关协办的事项,或通报的信息,或要求解决的问题等;答复函应回复发函机关提出的问题,如不能满足要求时,应加以解释。书写事项时,如事项单一,就单独列段;如事项复杂,或要求较多,就需提行分段,或分条列项书写。
(2)尾语。尾语是礼节性用语,询问函的尾语常用:“请速回复”“盼复”“请予复函”“即请函复”等;答复函的结尾常用“此复”“特此专复”“特此函复”“专此函告”等。
[例文]
宏远公司人力资源部关于丁小强人事调查的函公司人事部:
我公司正在进行人事调整工作,根据工作需要,我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况,烦请贵部协助我公司调查以下问题:
丁小强同志在公司工作的起止期。
丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。
贵公司对丁小强同志表现的评价。
特此函达,请予复函。
宏远公司人力资源部
××年×月×日
公司人事部关于丁小强同志情况的复函公司人力资源部:
你部《关于人事调查的函》(宏远人函〔2013〕69号)收悉。
关于丁小强同志的情况,经我部与相关部门研究答复如下:
丁小强同志在我公司工作的起止日期为2010年9月4日至2013年3月8日。
丁小强同志在我公司工作期间两次获奖,一次为公司2010年先进工作者;一次为销售部2012年业绩突出奖。
我公司认为,丁小强同志是个很好的管理人才,其业务熟练,能够独当一面;严于律己,能够以身作则;锐意进取,敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪,有时欠缺合作精神。
特此函复。
公司人事部
××年×月×日