第一部分 案例分析第一题和第二题均为观看一段录像,然后按要求答题。考试开始,即播放第一题录像。每题录像均连续播放两遍(文字部分为录像内容)。
1.
请看录像,并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误点。 王总经理办公室。卫红认真听领导布置工作,并做着记录。
王总经理:“公司决定参加下个月在上海举行的科博会,整个策划工作由你负责。这次参会很重要,各项工作要保证万无一失。”
秘书卫红:“这次参会的规模如何?”
王总经理:“是我们历次参会规模最大的一次,有近百人的强大阵容。”
卫红:“我先收集一些资料,制订一个完整的工作计划,组建几个筹备小组。”
王总经理:“很好,你尽快去落实吧。”卫红离开。
卫红急忙回到自己的办公室,办公桌上堆放着很多文件,还有些零食。卫红打开电脑,通过网络查找历届科博会的有关资料,拟写工作计划,并用局域网发布筹备会议通知。
卫红提前到达会议室,检查会场及设备情况。
卫红主持会议:“科博会筹备小组正式组建,为保证圆满完成任务,我们团队中的每一个人都要团结一致,努力工作。我草拟了一份工作计划,其中包括工作目标、任务项目、最终期限和具体内容以及数量指标等交大家讨论”。卫红将工作计划用投影的形式放映在屏幕上。
大家踊跃发言,卫红认真倾听,并不断点头给发言者以鼓励。
卫红:“我们可以就一个一个小问题逐个讨论,比如划分成几个工作小组,像资料组、会务组、联络组等,有办会经验的老同志和几位新同志互相搭配。”
大家普遍赞同。
卫红:“完成任务后,给大家发奖金。”
会后,小张找到卫红,“卫秘书,我与刘师傅合不来,恰巧分在一个组里,能否调换一下。”
卫红:“怎么这么多事儿,和谁工作不一样。”
小张闷闷不乐地走开了。
1.对领导布置工作边听边记录(√)
2.能够主动询问工作(√)
3.了解应该做的准备工作(收集资料、制订方案、筹建小组)(√)
4.办公桌不整洁(×)
5.会利用网络查找资料和发布会议通知(√)
6.提前到达会场检查准备工作(√)
7.具备主持会议的能力(√)
8.具有团队意识(√)
9.工作计划包括的内容完整(√)
10.会用投影设备(√)
11.认真倾听大家发言,并不断给予鼓励(√)
12.能够正确引导会议进程(√)
13.了解团队合作的方法(新老同志搭配)(√)
14.不应向大家许诺发奖金(×)
15.不能耐心地给员工做思想工作(×)
2.
请看录像,并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少10项正确或错误点。 经理办公室。
卫红:“王总,鉴于我公司信息管理较为混乱的现象,我们办公室起草了一份信息管理制度,请您审阅。”
王总:“很好。”
王总边看边说道:“工作制度、传递制度、专报制度、存储制度、审批制度,还缺少一个重要制度,保密制度,你们再去修改一下吧。”
卫红认真做着记录:“好吧,我去修改。”
王总:“下周与利华公司签字仪式准备好了吗?”
卫红:“您放心吧,绝对没问题,我将工作分头做了布置,各负其责,我一会还要到会场去检查。”
王总:“待签文本准备好后给我看一下。”
卫红:“文本的准备我已委托对方的陈秘书负责,签字仪式时带来。”
王总很生气地说:“合同文本要双方共同校对、审定,怎么能交给对方不管了呢?”
卫红:“我立即与对方联系。”
在签字仪式现场。卫红边巡视边生气地对秘书小李说道:“要悬挂签字仪式名称的横幅,签字桌不能铺红色台布,应改为深绿色的,这些问题已和你们说了几遍,为什么不照办?”
小李:“卫秘书,仪式有多少人参加,我们要准备好酒杯。”
卫红:“对方大概5人,我们人多一些,约12人吧,你去准备吧。”
1.能够主动发现问题并采取措施(制定制度)(√)
2.信息制度不全面(×)
3.与领导谈话时能够认真做记录(√)
4.过于自信和绝对(×)
5.懂得分配下属工作,要求各负其责(√)
6.待签文本不应交给对方单方负责(×)
7.能够进行现场检查(√)
8.及时发现问题并指出(缺少横幅、台布颜色不正确)(√)
9.对下属的错误应耐心指正(×)
10.签字仪式双方人数应大致对等(×)
第二部分 工作实务背景说明:你是光辉公司行政总监施林,下面是总经理苏明需要你完成的工作。
1.
按照以下便条要求完成工作 便 条
施林:
我公司历次召开办公会,组织工作总是很杂乱,为了改进工作,请你先就组织办公会的程序问题提出意见,用备忘录的形式发给我,我们一起讨论后再行改进。
谢谢。
总经理:苏明
2007年4月6日
备 忘 录
发给:苏明
发自:施林
日期:2007年4月8日
内容:
(1)收集议题。召开办公会前,必须做好议题的收集工作,这是开好办公会的前提条件。收集议题的工作一般由办公室或秘书部门负责。收集议题的主要渠道有:
1)向领导班子成员收集,请他们提出议题。
2)向各部门收集,需要在办公会上讨论、决定的议题。
3)向下属部门收集,如请示、报告需要批复和审议的事项等。
(2)协调议题
1)凡拟在办公会上讨论的议题是经过有关部门协商后的议题,对意见分歧较大的问题,先由部门负责人、部门之间、分管领导进行协商,协商意见基本一致,再提交办公会讨论,以免在会上扯皮。
2)只提出问题,而没有解决问题的建议或意见,即不成熟的议题,不宜提交办公会审议,以免久而不决。
(3)准备文件。提交办公会讨论决定的事项,如有相关的文件、资料、说明等要提前准备到位,需要与会者了解、研究的文件资料要在会前分发给与会者。
(4)掌握缺席情况。对可能缺席的会议人员和需要列席的人员应事先掌握,并进行协调,以免影响议题的讨论。
(5)安排候会。由于办公会讨论的问题内容多、事项杂,列席人员相对较多。为节省时间,防止陪会和会议内容交叉扩散,应安排列席人员候会。秘书应事先了解和估算每项议程的大致时间,及时通知列席人员,保证列席人员能够准时进入会场。
(6)做好会议记录。办公会会议记录是会议纪要的依据,也是原始的资料记录,秘书人员应按照会议记录的要求,认真做好办公会会议记录。
(7)写好会议纪要。办公会会议纪要是记载会议决定事项的结果性文件,秘书人员要根据会议记录认真写好会议纪要。会议纪要经领导人的签发方可印制和分发给有关部门贯彻执行。
2.
按照以下便条要求完成工作 便 条
施林:
为了加强信息管理工作,公司近期将举办信息工作培训班,由你在培训班上就信息决策的程序和信息决策的方法作一个发言,请你于下周一前将书面材料先交给我审阅。
谢谢。
总经理:苏明
2007年6月3日
1.信息决策的程序
决策程序是指决策过程中所要依次经历的各个步骤,一般分为四个阶段:
(1)确定目标。决策目标是指在一定的环境和条件下,希望得到的结果,它既是行动所要达到的目的,也是评价决策的标准。制定正确的决策目标是进行决策分析的前提,决策目标的确定是科学决策最重要的一个步骤。
(2)拟订可行的备选方案。对较重要的决策一般要求拟订出3个以上可行性备选方案。各个方案要明确列出限制性因素(即对达到目标有妨碍的因素),方案中必须要有准确的定量分析和明确的定性说明,同时使方案尽可能创新。没有几个备选方案,给决策者以分析、比较的余地,就谈不上优化选择、科学决策。
(3)选择最优化方案。这是决策程序中的关键步骤。在对各个备选方案进行评估的基础上,有决策集团(或决策者)通过总体权衡、对比分析以后,作出科学判断,选择出最优化方案,作出决策。
(4)贯彻实施和追踪检查。付诸实施就能最后检验决策时候合理有效,如果发现了设计方案和论证方案时没有考虑到的新问题,必须抓紧进行必要的修改。实施以后还要随时检查、验证,按照决策方案进一步对比分析,特别要跟踪检查不定性因素和限制性因素在决策过程中的影响,对未能达到预期效果的项目要找出原因,并控制和修正。
2.信息决策的方法
信息决策方法很多,这是介绍常用的几种方法。
(1)调查法。现状调查是科学决策的最前期的工作。它要求通过细致周密的调查,摸清决策对象这一系统中各个构成部分的现实情况。情况要真实、全面、系统、可靠,要尽可能具体,并掌握精确的数据,同时要有选择地调查影响决策对象的各种外部情况。
(2)比较法。比较法就是把同类问题在历史上呈现出的不同结果作对比。对比应当从定性和定量两个方面进行,同时注意不只比优劣,还要比影响优劣的因素和条件。比较的结果不能只是用文字来表述,要尽可能用统计、图表等数学方法精确地表达。
(3)预测法。预测是为决策服务的。科学预测的方法可以分为两类:归纳法和演绎法。归纳法预测的特点是从各方面收集对同一预测对象的预测意见,选取其中的一致结论;而根据公认的原理和经验进行逻辑推理和数学演算得出预测意见,则是演绎法预测的特点。
(4)综合法。这是科学决策最重要的一个方法,它要求在系统分析的基础上进行系统综合。这是分析法与统筹法的结合,是数学方法和逻辑方法的统一,需要运用各种有关学科及专业技术。
(5)选优法。选优决策是科学决策的最后一个步骤,是在系统综合的基础上,从种种不同的可行方案和意见中选优,最后决断。
决策的方法是和决策的任务及过程分不开的。各种方法都有其适用的范围和条件,都有其长处和不足,应当灵活运用各种方法,使决策活动达到最佳效果。
3.
按照以下便条要求完成工作 便 条
施林:
作为秘书经常随领导出行,怎样做好随行事务,在这方面你很有经验,请你用书面的形式向新来的秘书小王介绍一下对秘书随行工作的要求,拟好后直接交给她即可。
谢谢。
总经理:苏明
2007年4月8日
随行工作的要求:
1.积极主动。在随行期间,要主动开展工作,不仅处理好自己本职内的事务,而且要积极为领导工作着想,在领导参加各项活动前,主动提醒领导做好准备工作,真正当好领导的参谋和助手。
2.谨慎行事。秘书始终是随行人员,除领导授权外,对任何问题都无权表态,一言一行都要对领导负责,可以选择适当的时机或方式向领导提出自己的意见或建议,但要服从领导的决定。
3.办事细心。秘书随从领导外出,工作人员少,任务繁杂,任何环节出现问题都会对领导的出行带来影响,因此,处理任何事情都要认真仔细,不能有半点疏忽大意。
4.随机应变。外出期间,因各种原因造成不能按原计划执行,或发生意想不到的事情,秘书应随机应变,妥善处理,在重大问题上按领导指示办理。
5.不搞特殊。秘书在出行期间,必须事事以身作则,表现出良好的精神面貌,不借外出机会大吃大喝,不索要礼物,不暗示超标接待。