第一部分 案例分析第一、第二题均为观看一段录像,然后按要求答题。考试开始,即播放第一题录像。每题录像均连续播放两遍(文字部分为录像内容)。
1. 请看录像,并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误点
早上秘书卫红着职业装走进公司大楼,发现楼道内光线昏暗,马上向值班人员了解情况,得知照明灯坏了。
卫红立即给后勤部拨打电话:“我是办公室秘书卫红,请你们尽快派维修人员检修
办公大楼的照明灯,谢谢。”并认真填写了《隐患记录及处理表》,表的格式正确,内容完整。
办公室工作人员小李进来:“卫秘书,研发部张主任请你把有关2号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”
卫红递给小李《零用现金凭单》让其填写,凭单格式正确,内容符合要求。然后打开计算机迅速查到要找的资料,却不熟练发邮件的程序,只得让小李帮助发送。卫红认真核对零用现金凭单和发票,并指导小李将发票贴在凭单后面。
小李:“今天主任不在,你先给报销了吧,明天再让主任补签就是了。”
卫红不加思索地说:“也好。”她拉开抽屉取出现金付给小李,随手将凭单放在桌上的文件堆里。
卫红拿起一份文件,对小李说:“我看了你起草的请示,有几处不正确,如标题、主送机关等,我已标注了,你回去修改吧。”
1.着装规范(√)
2.发现问题能够及时了解情况(√)
3.能够及时报告维修部门排除隐患(√)
4.及时填写《隐患记录及处理表》(√)
5.《隐患记录及处理表》格式正确,内容完整(√)
6.《零用现金凭单》设计正确(√)
7.会用计算机查找文件资料(√)
8.不熟悉发电子邮件的程序(×)
9.认真核对报销手续并指导下属(√)
10.没有领导签字就予以报销(×)
11.现金没有放在带锁的抽屉里(×)
12.没有及时在零用现金账簿上作记录(×)
13.报销单据没有按规定存放(×)
14.能够指导下属修改文件(√)
15.熟悉请示的写作要求(√)
2. 请看录像,并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少10项正确或错误点
秘书卫红的办公室内,卫红正在向小李交代工作:“编制下周的值班表,起草一份公司的信息工作程序,检查办公环境的安全隐患……”
小李:“卫秘书,这么多工作我怎样安排呀?”
卫红:“别着急,按照工作的轻重缓急顺序,先安排重要的、紧急的工作,你大胆去做吧,有什么困难我会帮助你的。”
小李:“我明白了,谢谢您。”转身离开。
卫红拔打电话:“我是秘书卫红,我预订下周二的轿车去接利华公司的王副经理,谢谢!再见。”
电话铃响了四声,卫红才接起。
王总经理的声音:“我下个月到英国洽谈一个合作项目,你赶快给我办理出国手续。”
卫红:“好的,最近机票很紧张,我先给您去订机票吧,再去办理出国手续。我先把出国申请报告写好,您把相片等材料准备好”。
数日后,公司门口前,一辆轿车驶来。卫红首先从车后排右侧门出来,拉开前排副驾驶的门请客人下车。
卫红:“请您这边走。”她走在客人左前方,引导客人进入公司会客室。
卫红:“您请坐。”将客人让在靠近门口的沙发上。
1.熟悉办公室的工作,能够向下属布置(√)
2.清楚安排工作要按照轻重缓急的原则(√)
3.积极鼓励下属工作(√)
4.工作计划,能够提前预订车辆(√)
5.接电话不及时(×)
6.不应先预订机票(×)
7.熟悉办理出国手续提交的材料,并提醒领导做准备(√)
8.乘车时坐的位置不对(×)
9.引导客人符合礼仪要求(√)
10.不应让客人坐在靠近门口的位置上(×)
第二部分 工作实务背景说明:你是东方公司行政秘书高燕,下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。
1. 根据电子邮件内容完成经理交办的任务
电子邮件
寄件人:张磊
收件人:高燕
日期:2007年5月28日
主题:关于编制时间表
内容:
下周将来一位新秘书,请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问题的内容,以交给新员工参考。
(1)编制时间表的方法。
(2)如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排,请编制周计划表。
周一,上午9:00,部门经理例会约3小时;
周二,下午2:00,拜访红星公司张总,约2小时;
周三,下午3:00,参加销售部会议2小时;
周五,上午10:00,在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人,约1小时,12:00在小餐厅请赵经理一行,下午4:00,乘火车去天津出差。
谢谢。
1.根据需求确定编制时间的周期。
2.事先做好信息的收集工作,了解现阶段所有的工作和活动。
3.如工作或活动之间或人员上出现矛盾,应主动与固有人员协商,予以合理的调整。
4.表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。
5.编制表格,按时间顺序将所有工作排列清楚。
周计划表
|
|
星期一 |
星期二 |
星期三 |
星期四 |
星期五 |
9:00 |
部门经理例会 |
|
|
|
|
10:00 |
|
|
|
|
接待凯华公司赵经理 |
11:00 |
|
|
|
|
|
12:00 |
|
|
|
|
宴请赵经理 |
13:00 |
|
|
|
|
|
14:00 |
|
拜访红星公司张总 |
|
|
|
15:00 |
|
|
参加销售部会议 |
|
|
16:00 |
|
|
|
|
乘火车去天津出差 |
2. 根据便条内容完成经理交办的任务
便条
高燕:
总公司为了奖励在新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员,以推动总公司科研工作的开展,总公司决定于下周二(3月31日)下午2:00在总部二号楼报告厅召开2004年第一季度科技成果表彰会,请你草拟一份会议通知,并于本周四之前交我审阅。
谢谢。
行政经理:张磊
2004年3月26日
关于召开科技成果表彰会的通知
所属各分公司、各部门:
为了奖励在新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员,推动总公司科研工作开展,兹定于下周二(3月31日)下午2:00在总部二号楼报告厅召开2004年第一季度科技成果表彰会。请各分公司研发部主任和总部部门主管以上人员准时到会。
东方公司(印)
二○○四年二月二十八日
3. 根据以下叙述完成试题
鼎新公司最近和宁夏宏大公司达成了一项协议。为了祝贺双方合作成功,鼎新公司总经理石振招待宏大公司总经理一行。石经理吩咐自己的秘书田莉负责这次宴请招待的有关准备工作,并告诉她对方有少数民族,嘱咐她招待要上档次。秘书田莉经过一番思考,很快写出了一份接待计划,包括准备送给对方的礼物——本地特色的工艺品,就餐地点——本地一家著名的档次较高的粤菜馆等。当田莉把接待计划给经理看时,发现经理刚开始还挺高兴,但当他看见用餐地点时,脸色很快阴了下来。请你对田莉的接待计划进行点评。
秘书田莉完成工作速度较快,主动做接待计划并请领导定夺这些都是值得肯定的,说明田莉做事主动、有计划。田莉选购的礼品比较合适,但在就餐地点上她忽略了一点:领导提到过的对方有少数民族。由于少数民族的饮食习惯有独特的习俗,秘书在预订餐馆时应该考虑到这些因素,就餐地点应该符合对方的饮食习惯。对方公司在宁夏,很有可能是回族,如果她不确定应该向上司再确认一下,这样便于做出恰当的选择,如选择清真饭店等。