第一部分 案例分析第一、第二题均为观看一段录像,然后按要求答题。每题录像均连续播放两遍(文字部分为录像内容)。
1. 请看录像。并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误点
秘书卫红身着职业装来到总经理办公室,敲门后进入:“王总,考虑到您第二季度活动较多,我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确,内容完整。
王总经理:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话,明天上午去市里开会,你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。”
卫红:“我马上去安排。”回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐,但办公桌前电话线、计算机线交叉拖曳。
工作人员小李进来:“卫秘书,我明天去人事局外调,需要开封介绍信。”
卫红边拿介绍信、公章,边说:“我正要去向张经理汇报工作,你自己开吧,开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。”随即离开办公室。
卫红在张经理办公室:“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。”
张经理:“接待规格变了,你要与对方做好解释工作。”
卫红:“哎呀,我忘记通知对方了。”
张经理继续看着接待计划,略显生气地说:“怎么能让客人参观2号新产品实验室呢?这是我们保密项目呀。”
卫红:“我去重新安排参观路线。”
第二天卫红提前来到接待室,整理环境,开窗通风。
利康公司李经理一行人来到公司大门口,没有人员迎接便自行来到接待室。
卫红和张副经理马上迎上去,卫红抢先与来访客人握手并主动用正确的手势引导客人进入接待室。
1.着装规范(√)
2.进入领导办公室敲门(√)
3.主动为领导制定活动计划表(√)
4.活动计划表格式正确(√)
5.能够及时更改工作日志(√)
6.办公桌上摆放整齐(√)
7.办公桌前电线拖拽存在安全隐患(×)
8.不应让工作人员自己开具介绍信(×)
9.印章、空白介绍信不应放在桌上,没有保密意识(×)
10.没有及时通知对方改变接待规格(×)
11.不应安排来访者参观企业的保密项目(×)
12.能够提前整理接待室(√)
13.没有到大门口迎接客人(×)
14.不应抢在领导前面与客人握手(×)
15.引导客人手势正确,合乎礼仪要求(√)
2. 请看录像,并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少10项正确或错误点
秘书办公室内。
卫红对小李:“公司计划购买一批常用办公设备,你先选择一下合适的供应商。”
小李:“选择供应商的原则是什么?”
卫红:“主要考虑价格、质量、服务和安全等因素。”
小李:“我明白了。”转身离开。
电话铃响三声,卫红接起:“你好,秘书卫红。”
王经理:“下个月公司将举行科技学术研讨会,约800人,你先去选择一个合适的会场。”
卫红:“经理,学术研讨会的环境相对安静些为好,选择在附近郊区您看怎样?”
王经理:“可以,你去安排吧。另外这次会议由你担任记录,你要提前做好准备。”
卫红:“笔和本早准备好了。”
卫红:“除了笔和本还要准备录音机和磁带,确保记录的全面和准确。”
卫红:“知道了,我马上准备。”
办公室内,卫红在试录音机,自语道:“先试试各键的功能,免得到现场出故障。”
传来敲门声,卫红头也不回地说:“请进。”仍然在试录音机。
技术部张主任进来:“卫秘书,你帮我查一下去年与利华公司签订的一份技术合作协议书的原件。”
卫红:“您稍等,我马上给您查。”转身在文件柜里翻找,由于文件夹没有标签,连续找了3个文件夹都没有找到。
张主任:“卫秘书,那你先帮我把这份文件复印3份吧。”
卫红复印文件,复印机突然卡纸,张主任欲用手去拽出被卫红制止。卫红:“注意安全操作规程,关闭电源后再处理。”
1.了解购买办公用品的程序(√)
2.能够告知下属选择办公用品供应商的原则(√)
3.接电话及时(√)
4.能够正确选择会议地点(√)
5.不了解会议记录应准备的用品(×)
6.能够提前熟悉录音机的使用方法(√)
7.不能及时接待来人(×)
8.文件夹无标签(×)
9.没有对档案进行分类(×)
10.能够及时制止办公设备不安全的操作(√)
第二部分 工作实务背景说明:你是光华公司行政秘书刘云,下面是行政经理张兆需要你完成的几项任务。
1. 根据便条内容完成经理交办的任务
便条
刘秘书:
下月公司召开经营工作会议,会期3天,请你向秘书小王交待一下关于编写会议简报的要求和方法,写好后直接交给小王即可。
谢谢。
行政经理:张兆
2007年4月6日
会议简报的编写要求
编写会议简报既要有对会议分析归纳的能力,又要有对简报编写的能力。
(1)真实。会议简报内容要真实。会议简报是会议情况的真实反映,必须如实报道会议的真实情况。要根据会议情况,加以整理、摘录,如实报道,不得夸张和虚报。
(2)快速。这是由会议的时效性决定的。这就是说,编写会议简报要求拟稿快、校对快、印刷快、分发快,一般是每日一报,如迟发就失去了编发的意义。会期较长的会议一般要求当天情况当天整理,当天发出,最迟也要当天整理,第二天发出。
(3)简短。简报从本身字面上解释就是简短的报道,长了就失去了意义,也会影响到“快”。简报一般篇幅较短,摘要而发,语言简练,不长篇大论,突出“简”,尽可能一事一议,少做综合报道。简报字数一般要求在1000字左右。
(4)新颖。这是由简报的真实性和交流性决定的。简报中要提出新情况、新问题和新经验,反映在文字上应追求一种最佳的视觉效果,令人赏心悦目;在编排上应美观、生动、活泼,以情动人。
2.会议简报的编写方法
会议简报的编写方法一般有报道式和转发式两种。
(1)报道式。采取新闻报道的方式,介绍会议活动情况。报道式从内容上可分为综合报道和专题报道。综合报道即对会议情况的全面报道;专题报道是对会议的某一方面或某一问题进行报道。
从时间上分,可分为连续报道和最后报道。连续报道是对会议的过程进行连续动态报道;最后报道是在会议全部过程结束后对会议情况以及决议结果等做全面的报道。
(2)转发式。就是把具有代表性的或重要价值的会议代表发言加上编者按予以转发。这种形式的简报,大多数是在会议进行中编写的,有时也可以在会议结束后编写。
2. 根据便条内容完成经理交办的任务
便条
刘秘书:
下周公司要来一位新秘书,请你根据自己这两年来管理印章的经验,就印章使用的正确程序问题形成书面材料,用传真的形式发给我,我看后交新来的秘书参考。
谢谢。
行政经理:张兆
2007年3月15日
(1)用印申请。使用印章的人员应向领导提出用印申请,填写用印申请单。
(2)用印签批。使用印章,必须严格履行审批手续,不能擅自决定用印,经主管领导同意签批后,方能使用。
(3)用印登记。为了备查和更有效地发挥对用印的监督作用,应建立用印登记制度,设置用印登记簿,要求用印人员认真填写。
(4)用印监督。印章管理人员有权对印章使用进行监督。用印前,对用印内容予以审阅,如发现问题,应及时纠正或报请有关领导同意后再用印。印章管理人员不得在空白凭证上盖印,更不能“以印谋私”。
(5)正确用印的标记。盖章要端正、清晰、用力平均,印色浓淡适中,确定印章方向,为防止出现倒盖印章现象,可在印章握柄上端做上标记。要在规定的位置盖印,上不压正文,下骑年盖月。对需要证明各页之间完整联系的材料,应将其每一页平均错开,骑各页加盖公章,保密文件在封口处还应加盖公章。
加盖钢印时,不得将钢印盖在照片人的头部或脸上,以免影响辨认效果,应在照片人的脖子和衣领以下与证件交接部位盖印。
3. 根据便条内容完成经理交办的任务
便条
刘秘书:
办公室目前信息资料较多,分类混杂,为了做好信息资料的整理工作,请你列出信息分类的主要方法。
谢谢。
行政经理:张兆
2007年5月16日
信息分类方法很多,在进行信息分类时,要考虑利用信息的需求,结合信息形成的特点,采用适当的分类方法。
(1)字母分类法。此方法是指按照作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。这种方法分类规则容易掌握,操作简单,能与地区或内容分类法结合使用。但查找信息时须知道作者姓名、单位名称、信息标题。当某个字母下排列信息较多时,查找费时。
(2)地区分类法。此方法是指依照地区不同而进行的信息划分方法。地区分类法可以分层次实施。首先,可以把信息分为国内信息和国外信息;其次,国内再按省、市、自治区为单位划分;然后可在各个省、自治区的基础上,以城市为单位,细分为若干分类。这种方法便于查找具有地区特性的信息,分类方法容易掌握,但只适用于某些单位和部门。
(3)内容分类法。此方法是指按信息内容划分信息类别的方法。内容分类法也可分层次进行。首先把信息划分为政治信息、经济信息、科技信息、军事信息、文体信息、教育与卫生信息等几大类。以上各类信息还可以进一步划分为二、三、四等层次。这种方法能使相关内容信息集中存放,这是信息分类中较好的一种方法。但由于分类层次较多,查找费时。
(4)主题分类法。此方法是指以主题划分信息类别的一类方法。如汽车信息、钢材信息、计算机信息、环保信息等。在大型机构中,由于各种主题活动都可能开展,各种主题信息都可能需要收集。因此,按主题分类有利于为相应主题活动提供所需信息资料。这种方法按逻辑顺序排列,都是与本组织业务相关的,方便检索。但分类标准不好掌握,归类不易准确。
(5)时间分类法。此方法是指依据时间顺序将信息分类的方法,以年月日的自然顺序排列。时间分类法可以与其他方法结合使用。