基本操作步骤描述 启动“自动筛选”→使用“自动筛选”→使用自定义筛选功能→为使用高级筛选做准备→建立“条件区域”→选择数据区域→进行高级筛选。
步骤1 启动“自动筛选”
打开文件“A02.xls”。单击“数据”菜单下“筛选”中的“自动筛选”,则数据表中每个字段名右侧将出现一个下三角按钮,如图145所示。
步骤2 使用“自动筛选”
使用简单的自动筛选
单击字段名“高数”右侧的下三角按钮,在弹出的列表中,选择“85”选项,如图146所示。
单击“85”选项后,工作表中将只显示高数成绩为85分的学生的记录,此时作为筛选依据的字段的字段名右侧下三角按钮以及筛选出来的记录的行标题均变为蓝色,如图147所示。
使用“自动筛选前10个”功能
单击字段名“高数”右侧的下三角按钮,在弹出的快捷菜单中,选择“(全部)”选项。
单击字段名“总分”右侧的下三角按钮,在弹出的列表中,选择“(前10个…)”选项,打开如图148所示的“自动筛选前10个”对话框。
单击“确定”按钮。
特别提示:在图148中,可以通过单击数字微调框旁的微调按钮或直接在微调框中输入数字的方式,得到需要的记录数目。例如输入数字“5”后,单击“确定”按钮,则筛选出的结果如图149所示。
步骤3 使用自定义筛选功能
单击字段名“总分”右侧的下三角按钮,在弹出的列表中,选择“(全部)”选项。
单击字段名“C语言”右侧的下三角按钮,在弹出的列表中,选择“(自定义…)”选项,打开“自定义自动筛选方式”对话框,如图150所示。
在“自定义自动筛选方式”对话框中单击第1行左侧的下拉列表按钮,选择列表中“大于”选项,在第1行右侧的下拉列表框中输入“85”;在第2行左侧的下拉列表框中选择“小于或等于”选项,在第2行右侧的下拉列表框中输入“95”。在两行列表框中间的位置选择“与”单选按钮,如图151所示。
单击“确定”按钮,则符合条件的记录将显示在工作表中,如图152所示。
步骤4 为使用高级筛选做准备
单击“数据”菜单中“筛选”下的“自动筛选”,去掉其前面的“√”即可取消前面所定义的自动筛选。
将原名为“a02”的工作表更名为“计1班”。在文件“A02.xls”中添加两个工作表,一个命名为“计2班”,一个命名为“统计”,“计2班”的工作表如图153所示。
步骤5 建立“条件区域”
在“统计”工作表中建立一个条件区域,如图154所示。
特别提示:在“高级筛选”中建立条件区域时,首行中包含的字段名要与工作簿中其他表使用的字段名相同。条件区域字段名下面至少要有两个空行,一行用来输入筛选条件,另一行作为空行,把条件区域和数据区域分开。
步骤6 选择数据区域
单击“计1班”工作表标签,选择A2:L16的数据区域,然后单击工具栏上“复制”按钮
。
单击“计2班”工作表标签,选择A3:L15的数据区域,然后单击工具栏上“复制”按钮
。因为两次执行了复制操作,Excel将弹出“剪贴板”任务窗格。
单击“统计”工作表标签,然后单击单元格A6,再单击“剪贴板”任务窗格上的“全部粘贴”按钮。此时“计1班”和“计2班”工作表中的内容都被粘贴到“统计”工作表中,且已经合并成一个数据区域,如图155所示。
步骤7 进行高级筛选
在“统计”工作表中,单击“数据”菜单下“筛选”中的“高级筛选”,打开“高级筛选”对话框,如图156所示。
在“高级筛选”对话框中,选中“方式”区域中的“在原有区域显示筛选结果”单选按钮。
单击“高级筛选”对话框中“列表区域”文本框右侧的选择区域按钮
,打开“高级筛选-列表区域”对话框。用鼠标在“统计”工作表中选择数据区域即A6:L33,所选择的区域将出现在文本框中,如图157所示。然后单击文本框右侧的按钮
返回“高级筛选”对话框。
按照上一步的方法,选择条件区域,即C3:E4区域。此时“高级筛选”对话框显示如图158所示。
单击“确定”按钮,则筛选结果如图159所示。
特别提示
在“高级筛选”中设置筛选条件时,选择的列表区域和条件区域一定要包括字段名。
在“高级筛选”中,可以保留原始数据,在工作表的其他区域显示筛选结果。具体操作是:在“高级筛选”对话框中选中“方式”选项组的“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。在“复制到”文本框中输入复制位置,如“$A$35”,然后单击“确定”按钮即可。
该例中的三个条件“高教>=85”“英语>=85”“C语言>=85”在逻辑上属于“与”的关系。若想使其中的一个条件与其他两个条件是“或”的关系,只需把该条件移到所在单元格的下一行即可。